Kuidas valida kontorisse digiekraanide lahendust

Kuidas valida kontorisse digiekraanide lahendust

Selles juhendis vaatleme, mida kõike peab teadma, kui olete soetamas Digitaalseid infoekraane kontorisse.

Teemad mida postituses käsitleme:

  • Alusta vajaduste ja eesmärkide selgitamisest
  • Pööra tähelepanu esitatavale sisule
  • Millised on ekraanidel sisu esitamiseks vajaminevad seadmed (Meedia pleier)
  • Digiekraanide tarkvara – automatiseeritud sisuhalduse platvorm
  • Digiekraanide tarkvara ja hinnamudelid
  • Arvutivõrk
  • Ekraanid
  • Ekraanide mitmeotstarbeline kasutamine

Alusta vajaduste ja eesmärkide selgitamisest

Nõuanne: Tee omale plaan

Kõige parem koht alustamiseks on sinu ettevõtte äriidee.

Sinu äri vajadused käivad käsikäes sinu ettevõtte sisuhalduse strateegiaga. Sisuhalduse strateegia põhineb küsimustel nagu:

  • Millised on meie eesmärgid ja ärivajadused, et kasutada digiekraane sisekommunikatsiooniks?
  • Kes on sihtrühm? Kuidas me määrame ära õige sihtrühma ja milline on oluline esitletav sisuerinevatele rühmadele?
  • Milline oleks sisu ja kuidas me seda uuendame?

Pööra tähelepanu esitatavale sisule

Nõuanne: Mõned elementaarsed reeglid hea sisu loomise kohta.

Sisu on seotud sinu ärivajadustega

  • Näiteks „Tööturvalisuse info“ – > näita trende, mis on möödunud viimasest tööõnnetusest. Jaga viimaseid ettevõtte uudiseid erinevate osakondade vahel -> esita igapäevaseid kogu ettevõtet puudutavaid uudiseid Intranetist jne.
  • Sisu peab olema asjakohane sihtrühmale. Määratle erinevad sihtrühmad.
  • Digiekraanide abil on võimalik suunata kuvatavat sisu osadele sihtrühmadele suurema prioriteediga, kui üldist informatsiooni.

Sisu peab olema ajakohane

  • Esitletav sisu peab olema ajakohane (nö. värske). Üks võimalus on, et uuendused tehakse ära 100% automaatselt, erinevate „äpp“-ide poolt. „Äpp“-id pöörduvad vajalike ärilahenduste või andmebaaside poole tõmmates värskeid andmeid, kuvamiseks ekraanidel.

Sisu tüübid

  • Animeeritud andmete visualiseerimine – paremad digiekraanide platvormid omavad integratsiooni rakendusi, erinevaks andmete visualiseerimiseks. Andmetest loodud sisu on äärmiselt nõutud ja on väga efektiivne informatsiooni allikas, mitmete osakondade tööks (müük, finants, logistika).
  • Tekst ja pildid on põhiline sisu tüüp ja kasutatakse enamjaolt kõikides töökohtades.
  • Video – Ettevõtte kujundusega videod koos sotsiaalmeedia äppidega on hea näide tekstipildija/või video ühildamisest.

Enamjaolt on videod kasutusel fuajeedes, kus külastajad puutuvad kokku digiekraanidega.

Tekstpildid ja andmete visualiseerimine on põhilised esitletava sisu komponendid, mida kasutatakse sisekommunikatsioonis.

Millised on sisu esitamiseks vajaminevad seadmed (Meedia pleier)

„Meedia pleier“ on väikene arvuti, mis ühendub digiekraani esitlustarkvaraga ja uuendab sisu vastavalt ettemääratud seadistustele.

Lihtsal moel võib „Meedia pleier“-id jagada kahte kategooriasse: Need mis toetavad HD kvaliteeti ja need mis toetavad 4K-d.

Seadistamine

  • „Meedia pleier“-i seadistamine on lihtne. Tavaliselt on need eelseadistatud ja valmis edastama sisu digiekraanil. Vaja on elektritoidet ja võrguühendust (LAN või WiFi). Samuti on vaja HDMIühendust ekraaniga.
  • „Meedia pleier“-i saab paigaldada, kas ekraani läheduses olevale tasasele pinnale, või kinnitada ekraani taha.

Maksumus

  • „Meedia pleier“-ite hinnad sõltuvad tootjast. Keskmine hind mida võiks arvestada HD kvaliteediga seadme soetamisel, oleks 300 EUR-i.

Digiekraanide tarkvara – automatiseeritud sisuhalduse platvorm

Taustaks. 

Sisuhalduse platvorme on tavaliselt kutsustud Sisuhaldussüsteemideks, ehk inglise keeles „Content Management Systems“ (CMS). Praegusel ajal ei ole moodsad sisuhalduse platvormid enam niivõrd sisuhalduse, kuivõrd pigem sisu automatiseerimise platvormid.

Automatiseeritud sisuhalduse lahendused lubavad määrata sisu automaatse uuendamise struktuuri. Millisel nädalapäeval ja kellaajal mingist infoallikast visualiseeritud andmeidtekstipilte või videoidesitatakse. Hästi korraldatud seadistuse abil võid mõneks ajaks unusta sisu uuendamisega seotud tegevused.

Sisuhalduse tarkvara on üks olulisemaid komponente digiekraanilahenduste juures ja peab vastama sinu vajadustele!

Integreerimine

Üks hädavajalik funktsionaalsus digiekraanide tarkvara juures on integreerimise võimekus. Võime võtta ja uuendada andmeid erinevatest andmeallikatest, mis on olulised ekraani kasutajate sihtrühmale.

Integratsioonid tõmbavad andmeid otse InternetistsotsiaalmeediastCRM-ist jne. See teeb sisu uuendamise läbi automatiseerimise väga lihtsaks sisuhalduse eest vastutavatele osakondadele (personaliosakond, kommunikatsiooni tiim).

Pilveteenus

Kõige kaasaegsemad sisuhaldusplatvormid on pilvepõhised teenused. Puudub vajadus igasuguseks majasiseseks tarkvara paigalduseks. Pilveteenus on väga paindlik, töökindel ning võimaldab süsteemiga liita lõputult digiekraane, vastavalt ettevõtte vajaduste kasvule.

Nõuanne: Kui olete valimas õiget tarkvara digiekraanide jaoks, küsige endalt need küsimused:

  • Kas see teenus/tarkvara on loodud töökoha(sise)-kommunikatsiooni jaoks?
  • Kuidas me garanteerime esitatava sisu ajakohasuse -> kui palju me vajame sisu uuendamise automatiseerimist ja kas see teenus võimaldab seda?
  • Kui hästi suudab teenus integreeruda vajalike tarkvaradega nagu näiteks meie Intranet, Sotsialmeedia, pressiteated, KPI graafikud?
  • Tuleviku vajadused – kas teenus on võimeline vastama meie vajadustele ka paari aasta pärast, koos meie kasvavate vajadustega?

Digiekraanide tarkvara ja hinnamudelid

Nõuanne: Ärge unustage lisada digiekraanide platvormi maksumust ja sisu kuvamise „äpp“-ide maksumust eelarvesse!

On hea teada, et tavaliselt lahenduse hind tuleneb erinevatest komponentidest.

  • Mõned teenused pakuvad ainult platvormi, aga mitte sisu esitamiseks/automatiseerimiseks vajalikke integratsiooni äppe.
  • Mõnel juhul sisaldab teenuses juba platvormi ja sisu kuvamise/integratsiooni „äpp“-e – see teeb ettevõttele teenuse kasutamisega alustamise lihtsamaks

Litsentsid vs „Pay-as-you-go“

  • Litsentsid 12, 24 või 36-ks kuuks?

Nii on olnud litsentseerimine eelnevalt. Kuid see pole just kõige paindlikum meetod.

  • Tellimuspõhine mudel (Subscription based) – maksad kuutasu kaupa.

Tellimuspõhine mudel on kõige paindlikum juhul kui soovid tasuda teenuse eest igakuiselt.

  • Kasutuspõhine mudel – maksad iga päeva eest, mil teenust tarbisid
  • Kasutuspõhine mudel on kõige tänapäevasem hinnastamise mudel, mis annab täieliku läbipaistvuse teenuse kasutusest ja lisab paindlikust, kuna tasud vaid tarbitu teenuse eest.
  • See mudel on ka kõige riskivabam kliendi seiskohalt.

Üks näide. Osakond millel on mõned digiekraanid kontoriruumides, peab kolima.

Selle ajaperioodi eest või mil digiekraanid (Meedia pleier) olid väljalülitatud ning nad teenust ei kasutanud, ei pea nad teenuse eest maksma.

Arvutivõrk

Digiekraanilahendus vajab andmesideühendust (Internet), et ühilduda pilveteenusega. Siin ei ole eriti palju piiranguid, millega tuleks arvestada. Ligipääs avaliku Internetti vajab ainult avatud porti (tcp/443 (https)).

Nõuanne: Digiekraanide lahendust võib panna ka eraldi võrgusegmenti, eraldades selle ettevõtte sisevõrgust. See lihtsustab IT osakonna tööd ning lisab turvalisust.

Ekraanid

Ekraanid koos esitatava pildiga on kõige nähtavamad osad kogu digiekraani lahendusest. Siin on mõningad näpunäited millega võiks arvestada, kui valite endale sobivat digiekraani.

24/7 kasutusvalmidus

Professionaalsed ekraanid on ehitatud töötama hommikust õhtuni (24/7). Ekraanid mida kasutada kontoriruumides, ei pea olema pidevalt sisselülitatud ning energia ja keskkonna säästmise seisukohast piisab neile tööajaks 16/7. Samuti on 16/7 tööajaga ekraanid märkimisväärselt odavamad 24/7 ekraanidest.

4K pildikvaliteet

Ekraanide tehnoloogia areneb väga kiiresti ja samuti langevad ka seadmete hinnad. 4K ekraanid pakuvad fantastilist pildikvaliteeti, kuid tuleks meeles pidada, et sinu digiekraani tarkvarasisu ja „Meedia pleier“ peavad samuti toetama 4K kvaliteeti, et sellest kasu oleks.

Ekraanide haldus

Ekraanide tootjad pakuvad ettevõtetele ekraanide kaughalduse lahendusi, et oleks lihtne seadistada ja hallata kõiki ettevõtte ekraane ühest kohast. Administreerimise liides võimaldab üldjuhul muuta ekraanide seadistusi, ning paigaldada ekraanidele automaatselt tarkvarauuendusi.

Ekraanide tootjad

Mõned suurimad ekraanide tootjad, kes valmistavad professionaalseid digiekraane on SamsungLGNEC Panasonic ja Planar.

Kuidas muuta oma olemasolevad ekraanid digiekraanideks?

Sul on võimalik muuta põhimõtteliselt iga kaasaegne ekraan digiekraaniks, kasutades Meedia pleier-it mis ühendatakse ekraaniga HDMI liidese kaudu. See säästab raha ettevõttele, kes on omale juba varasemalt ekraane soetanud, erinevatel eesmärkidel.

Ekraanide mitmeotstarbeline kasutamine

Sinu digiekraan ei pruugi olla ainult digiekraani funktsionaalsusega.

Kui sul on videokoosolekuruumid ühe või mitme ekraaniga, siis saab neid ekraane kasutada lausa 3-l erineval otstarbel:

  1. Videokoosolekuekraani põhitöö on kuvada videot ja presentatsiooni
  2. Kui videokoosolekuid ei toimu, võivad ekraanid mängida digiekraani rolli ja klaasist koosolekuruumi vaheseinte puhul on ekraanid nähtavad kogu kontorile
  3. Tavaliste koosolekute puhul saab videoekraani kasutada arvuti,- tahvli-, või telefoniekraani laiendusena, et kuvada suuremat pilti

Uuematel ekraanidel on juba sisseehitatud juhtmevaba ekraanilaienduse funktsionaalsus, kuid selle puudumisel on võimalik lisada HDMI sisendi külge spetsiaalne seade (Chromecast vms).

Nii saad kasutada ükskõik millist kontori seinal asuvat digiekraani, et kuvada töökaaslastele esitlust või jagada muud tööalast infot, ilma, et peaks selleks minema koosolekuruumi.

Vaata lähemalt Valotalive lahendust Nordek kodulehelt!